Ein Angebot entsteht in vier Programmen, die Mitgliederliste lebt in Excel, und für den wichtigsten Ablauf im Haus gibt es keine Software, die ihn so abbildet, wie Sie arbeiten. Dann stellt sich die Frage, ob Sie Individualsoftware entwickeln lassen sollten. Die Antwort hängt an drei Dingen: wie besonders Ihr Ablauf ist, was die Umwege heute kosten und wie unabhängig Sie bleiben wollen.
Individualsoftware oder Standardsoftware?
Zwischen fertiger Software und einer eigenen Entwicklung gibt es eine dritte Möglichkeit, Low-Code. Gemeint sind Baukasten-Werkzeuge wie Microsoft Power Apps, mit denen sich kleinere Anwendungen ohne klassische Programmierung zusammenstellen lassen.
| Kriterium | Standardsoftware | Low-Code | Individualsoftware |
|---|---|---|---|
| Start | sofort nach der Einrichtung | schnell, ohne eigenes Hosting | nach Spezifikation und Entwicklung |
| Laufende Kosten | Lizenz pro Nutzer | Lizenz pro Nutzer, auch für Gäste | Betrieb und Wartung, je nach Lösung nach tatsächlicher Nutzung |
| Anpassung an Ihre Abläufe | Sie richten sich nach der Software | in Grenzen | vollständig |
| Abhängigkeit | vom Hersteller | von der Plattform | gering, wenn Sie Quellcode und Dokumentation bekommen |
| Passt, wenn | viele Unternehmen denselben Ablauf haben | ein überschaubarer Ablauf schnell digital werden soll | der Ablauf Ihr Unternehmen ausmacht oder es keine fertige Lösung gibt |
Für Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Warenwirtschaft ist Standardsoftware fast immer die richtige Wahl. Bei einem ERP-System entscheidet dann vor allem die Anbindung an Ihre übrigen Programme, das beschreibt unser Artikel zur ERP-Einführung im Mittelstand.
Woran Sie erkennen, dass Standardsoftware nicht mehr reicht
Diese fünf Signale stammen aus unseren Projekten:
- Für Ihren Ablauf gibt es keine fertige Software. Der Standard Motor Interface e.V. zertifiziert Produkte von rund 30 Mitgliedsunternehmen. Für ein solches Verfahren gibt es keine Vereinssoftware von der Stange.
- Ein Vorgang braucht viele Programme. Bei BMS Solutions verteilte sich jedes Angebot auf ElektroCAD, Word, Excel, die Warenwirtschaft und weitere Programme. Heute legt der Geschäftsführer das Projekt in einem Projektkonfigurator an, noch während des Telefonats mit dem Kunden.
- Die Daten dürfen das Haus nicht verlassen. Postfächer gehören zu den heikelsten Daten eines Unternehmens. Unsere selbst gehostete Postfachsuche läuft deshalb vollständig beim Kunden und ist aus dem Internet nicht erreichbar.
- Die Lizenzkosten wachsen mit jedem Gast. Beim SMI verursachten Gastzugänge für Mitgliedsunternehmen auf einmal Lizenzkosten pro Nutzer.
- Die Regeln werden strenger, als das Werkzeug erlaubt. Welches Mitglied was sehen darf, war beim SMI aus kartellrechtlichen Gründen genau geregelt. Mit der Zeit wurde daraus eine echte Sicherheitsanforderung. Heute prüft die Anwendung bei jeder Anfrage, ob das Unternehmen die Daten sehen darf.
Der Weg muss nicht sofort zur Individualsoftware führen
Beim SMI lief die Digitalisierung in drei Stufen, und jede war zu ihrer Zeit richtig.
Zuerst kam der Umzug auf Microsoft 365 mit SharePoint und Teams. Darauf folgten mehrere Power Apps für Selbstzertifizierung, Produktregistrierung und Rechnungen. Sie waren schnell einsatzbereit, brauchten kein eigenes Hosting, und die Fehlerquote bei der Zertifizierung sank um zwei Drittel.
Als Gastzugänge Lizenzkosten verursachten und die Sichtbarkeitsregeln strenger wurden, haben wir 2026 eine eigene Anwendung gebaut. Ihre laufenden Kosten liegen bei 0 bis 10 Euro im Monat, weil sich das Hosting an der tatsächlichen Nutzung orientiert und die Zahl der Konten keine Rolle spielt. Vor jeder neuen Version prüfen 923 automatisierte Tests, ob alles noch funktioniert. Über die gesamte Zusammenarbeit sparen Verein und Mitgliedsunternehmen mehr als 100 Personenstunden im Jahr.
Ausgezahlt hat sich eine Entscheidung aus der ersten Stufe: Die Daten blieben in SharePoint. Für die neue Anwendung musste deshalb nichts umziehen.
Beginnen Sie also mit der einfachsten Lösung, die trägt, und legen Sie Ihre Daten so ab, dass ein späterer Wechsel nur die Oberfläche betrifft. Die ganze Geschichte steht unter Individualsoftware für den SMI.
Was es kostet, Software entwickeln zu lassen
Eine belastbare Zahl gibt es erst, wenn klar ist, was die Software können soll. Den Preis treiben vor allem der Umfang der Funktionen, die Anbindung an Programme, die Sie schon nutzen, die Anforderungen an Rechte und Sicherheit und der Umfang der Tests.
Dazu kommen die laufenden Kosten für Betrieb und Wartung. Wie hoch sie ausfallen, entscheidet sich zu einem großen Teil schon in der Planung, das zeigt das SMI-Beispiel mit 0 bis 10 Euro im Monat.
Wir rechnen nach Aufwand ab. Nach dem Workshop bekommen Sie eine Kostenprognose, sofort oder innerhalb von 72 Stunden. Was in die Beschreibung eines Vorhabens gehört, zeigt unser Artikel zum Lastenheft. Geht es um eine App, gibt Ihnen der App-Kostenrechner in wenigen Minuten eine erste Preisspanne.
Wie Sie unabhängig bleiben
Bei Individualsoftware fragen Einkäufer zu Recht, wie abhängig das Unternehmen vom Dienstleister wird. Diese Fragen sollte jedes Angebot beantworten:
- Wer ist Ihr Ansprechpartner, und bleibt es dieselbe Person bis zur Übergabe?
- Sind Tests im Preis enthalten, oder kommen sie später dazu?
- Bekommen Sie bei der Übergabe Quellcode, Spezifikation und Dokumentation?
- Wie wird abgerechnet, und was passiert bei Änderungen?
- Können Sie die Software später selbst pflegen oder einem anderen Dienstleister geben?
Bei uns bekommen Sie Quellcode, Spezifikation und Dokumentation. Sie können die Software danach selbst weiterführen, einem anderen Dienstleister übergeben oder von uns betreuen lassen.
Wie ein Projekt bei uns beginnt
Das Vorgespräch ist kostenlos. Danach lernen wir in einem Workshop Ihr Unternehmen, die Beteiligten und die Abläufe kennen. Setzen wir das Vorhaben um, rechnen wir den Workshop an. Am Ende steht eine Spezifikation, eine Prioritätenliste oder eine Kostenprognose. Manchmal lautet das Ergebnis auch, dass sich eine eigene Software nicht lohnt.
Wie ein Projekt danach weiterläuft, beschreibt die Seite Software & App-Entwicklung. Wenn Sie über Ihr Vorhaben sprechen möchten, schreiben Sie uns.
