Wo die Zeit verloren ging
Am Anfang stand keine fertige Produktidee. Wir haben mit dem Geschäftsführer von BMS in einem Workshop seine Angebotserstellung Schritt für Schritt durchgesprochen. Das Ziel war schlicht, ihm dabei Zeit abzunehmen.
Für jede Anfrage fertigte er eine aufwendige technische Zeichnung an, nur damit er und sein Kunde vom selben Projektstand sprachen. BMS betreut Großprojekte mit vielen Fenstern, Etagen und Konfigurationen, entsprechend groß war der Aufwand. Die Arbeit verteilte sich auf ElektroCAD, Word, Excel, die Warenwirtschaft und weitere Programme.
Lesen konnte die Zeichnung im Grunde nur er als Elektromeister. Kunden verstanden sie teilweise nicht, also musste er sie erklären. Und jede Änderung im weiteren Vertriebsverlauf bedeutete neuen technischen Aufwand.
Von der Analyse zur Spezifikation in unter vier Wochen
Aus diesem Befund haben wir die Spezifikation abgeleitet: klickbare Prototypen, an denen sich der Ablauf vor der Entwicklung durchspielen ließ, und eine Dokumentation nach dem Architekturstandard arc42. Vom Workshop bis zu einer Spezifikation, mit der die Entwicklung starten konnte, vergingen weniger als vier Wochen.
Ein Projektstand, den alle lesen können
Das Ergebnis ist ein Produkt- und Projektkonfigurator. Der Geschäftsführer baut damit das Gebäude Fassade für Fassade auf und legt die Sonnenschutzprodukte an. Das geht noch während des Telefonats mit dem Kunden. Eine Zeichnung, die erst erklärt werden muss, braucht es dafür nicht mehr. Vom ersten Gespräch an gibt es eine gemeinsame Grundlage. Die Stammdaten kommen aus dem ERP-System, nichts wird doppelt erfasst (mehr zur ERP-Einführung im BMS-Hauptbeispiel).
Planänderungen in wenigen Klicks
Im Lauf der Projektentwicklung kommen typischerweise Änderungen von Planern. Früher zog jede davon neuen technischen Aufwand nach sich. Im Konfigurator pflegt der Geschäftsführer sie direkt ein, und ein Änderungsprotokoll hält fest, was sich geändert hat.
Weniger Fehler auf der Baustelle
Der Konfigurator erzeugt aus dem Projektstand eine Anleitung für die Baustelle, die leicht verständlich ist und wenig Raum für Fehler lässt. Auf Basis desselben Projektstands nimmt der interne Entwickler von BMS die Programmierung vor.
Das zählt, weil BMS in ganz Deutschland in Betrieb nimmt. Saß früher ein Motor am falschen Kanal oder hatte eine andere Adresse als vereinbart, brauchte es viele Telefonate mit dem Elektriker, bis der Fehler überhaupt gefunden war. Danach musste umprogrammiert werden, für die Kunden ein erheblicher Aufwand. Heute gibt der Konfigurator den Soll-Stand vor. Vor Ort lässt sich damit prüfen, ob die Geräte an der richtigen Position sitzen. Abweichungen korrigiert BMS über ein weiteres Werkzeug mit wenigen Klicks.
Bis zur Inbetriebnahme auf demselben Stand
Die Projektdokumentation erstellt der Geschäftsführer direkt im Konfigurator und bereitet damit die Inbetriebnahme vor. Zwischendurch lässt er sich die Ansichten vom Kunden erneut bestätigen.
Zertifiziert als Software Made in Germany und Software Made in Europe
Der Konfigurator trägt beide Siegel des Bundesverbands IT-Mittelstand e.V. (BITMi), seit 2026 unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung: Software Made in Germany und Software Made in Europe. Im öffentlichen Register steht er unter dem Namen „Building Management Systems Drawer“. Die Siegel beruhen auf einer externen Prüfung genau der Fachsoftware, die wir für BMS gebaut haben.
