Wissen, das im Posteingang liegt
In vielen Unternehmen steckt ein großer Teil des Firmenwissens in E-Mails. Wer welche Zusage gemacht hat, welcher Preis vereinbart war, welche Version einer Anlage zuletzt geliefert wurde: All das liegt in Postfächern und Anhängen, verteilt über Jahre und über mehrere freigegebene Ordner.
Dabei hilft die Suche, die in gängigen Mailprogrammen eingebaut ist, nur begrenzt. Sie endet meist am eigenen Postfach, sie durchsucht Anhänge nicht oder nur oberflächlich, und über mehrere freigegebene Ordner hinweg wird sie unbrauchbar langsam.
Warum nichts Fertiges
Postfachinhalte gehören zu den heikelsten Daten, die ein Unternehmen hat. Ein Dienst, der sie durchsuchbar macht, bekommt zwangsläufig alles zu sehen. Also bleibt alles im Haus. Die Lösung läuft vollständig beim Kunden, auf Hardware seiner Wahl und ohne Bindung an einen bestimmten Anbieter.
Vier Sicherheitsentscheidungen vor dem ersten Code
Vier Entscheidungen standen vor der ersten Zeile Code fest und waren nicht verhandelbar:
Daten fließen nur in eine Richtung, vom Postfach in den Suchindex, nie zurück. Postfächer werden ausschließlich lesend angefasst, technisch erzwungen: Eine ungelesene Mail bleibt ungelesen, auch nachdem sie indexiert wurde. Bei Microsoft 365 läuft der Zugriff über eine reine Leseberechtigung. Und kein Dienst ist aus dem Internet erreichbar, der Zugang führt ausschließlich über ein privates Netz.
Anhänge durchlaufen eine Virenprüfung, bevor sie überhaupt in den Index gelangen.
Jede Zusage ist getestet
Jede dieser Zusagen hat einen Test. 60 automatisierte Tests decken die Verarbeitung ab, ein eigenes Prüfskript sucht gezielt nach durchgesickerten Zugangsdaten, und die Virenprüfung wird mit einer standardisierten Testdatei nachgewiesen. Auch das Löschen ist geprüft: Verschwindet eine Mail an der Quelle, verschwindet sie aus dem Index, und das Original bleibt dabei unangetastet.
Was das für Ihr Projekt bedeutet
Diese Lösung haben wir spezifiziert und selbst entwickelt. Sie zeigt, wie wir mit Daten umgehen, die niemand nach außen geben will: Die Sicherheitsentscheidungen fallen vor der Umsetzung, und jede davon wird geprüft.
Außerdem zeigt sie, wie viel ein Werkzeug bringen kann, das die eigenen Leute jeden Tag benutzen.
