Ein Warenwirtschaftssystem, das über Jahre mitgewachsen ist, merkt man selten an einem einzelnen Ausfall. Man merkt es daran, dass für immer mehr Abläufe Behelfslösungen nötig werden, die nicht mehr zur Software passen.
Warenwirtschaft und ERP
Ein Warenwirtschaftssystem steuert Warenbewegungen: Bestand und Lager, Beschaffung, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung. Ein ERP-System umfasst diese Funktionen und bildet darüber hinaus weitere Bereiche in einem System ab, etwa Finanzen und Controlling, Personal- und Ressourcenplanung, Kundenbeziehungen und Produktionsplanung.
Woran Sie merken, dass es Zeit wird
Die Warenwirtschaft reicht meist dann nicht mehr, wenn neben ihr Excel-Listen entstehen, dieselben Daten in mehreren Programmen gepflegt werden und Auswertungen über Abteilungen hinweg nur von Hand möglich sind. Jede dieser Behelfslösungen funktioniert für sich. Zusammen kosten sie Zeit und machen Fehler wahrscheinlicher.
Open Source oder Lizenz, Cloud oder eigener Server
Neben Systemen wie Microsoft Business Central gibt es ausgereifte Open-Source-ERPs, etwa Odoo in der Community-Version, ERPNext oder das aus Deutschland stammende Kivitendo. Lizenzkosten fallen dort keine an. Einrichtung, Anpassung und Betrieb kosten trotzdem Geld.
Open-Source-Systeme lassen sich auf eigenen Servern oder bei einem Hoster Ihrer Wahl betreiben. Damit entscheiden Sie selbst, wo Ihre Daten liegen, und hängen nicht an der Preispolitik eines Herstellers. Dafür liegen Updates, Sicherheitspatches und Backups bei Ihnen oder Ihrem Dienstleister. Bei einem Cloud-System wie Business Central online übernimmt das der Anbieter. Mehr zur Abwägung steht in unserem Artikel zu digitaler Souveränität.
Warum Schnittstellen und Sicherheit mehr entscheiden
Kaum ein ERP steht allein. Daneben laufen Buchhaltung, Onlineshop, CRM oder Fachanwendungen wie ein Konfigurator. Ob diese Systeme sauber Daten austauschen, entscheidet im Alltag mehr als der Funktionsumfang des ERP. Fragen Sie deshalb vor der Auswahl: Hat das System eine dokumentierte Schnittstelle, über die sich Stammdaten lesen und schreiben lassen? Kommen Sie in einem offenen Format an Ihre Daten, wenn Sie später wechseln wollen?
Bei BMS Solutions übernimmt der Projektkonfigurator seine Stammdaten aus dem ERP, nichts wird doppelt erfasst. Gebaut ist er so, dass er mit jedem ERP mit passender Schnittstelle zusammenarbeitet, auch mit einem Open-Source-System.
Jede Schnittstelle ist zugleich ein Zugang zu Ihren Daten. Deshalb gehört die Sicherheitsfrage gleich dazu: Wer darf über die Schnittstelle worauf zugreifen? Wie werden Zugangsdaten verwaltet und Zugriffe protokolliert? Und wer spielt Sicherheitsupdates ein, beim selbst betriebenen ERP genauso wie bei den angebundenen Anwendungen?
Wie wir vorgehen
Bevor wir ein System vorschlagen, nehmen wir die tatsächlichen Arbeitsabläufe auf, Abteilung für Abteilung, und beziehen Nutzerinnen und Nutzer aus Technik und Verwaltung ein. Stärken und Grenzen eines Systems sprechen wir offen an, Bedenken greifen wir früh auf. Ein Pilotteam testet die neuen Abläufe, bevor der ganze Betrieb umsteigt. An einen Hersteller sind wir dabei nicht gebunden.
So sind wir auch bei BMS Solutions vorgegangen. Dort fiel die Wahl auf Microsoft Business Central in der Cloud, mehr dazu in der Erfolgsgeschichte.
