Woran ein Rollout hängen bleibt
Lizenziert ist Microsoft 365 in wenigen Stunden. Aufgehalten wird ein Rollout von anderem: von fragmentierten Werkzeugen, unklaren Zuständigkeiten und Zugriffsrechten, die über Jahre gewachsen sind. Am Ende kann oft niemand im Unternehmen mehr sagen, wer worauf zugreifen darf und warum. Das sollte vor dem Rollout geklärt sein.
Identität zuerst, dann Struktur
Das Fundament ist das Identitäts- und Zugriffsmanagement über Microsoft Entra ID, das frühere Azure Active Directory. Dazu kommen Conditional-Access-Richtlinien, die Zugriffe an Bedingungen wie Gerät oder Standort knüpfen.
Danach folgt die Struktur: Ordner und Intranet-Seiten in SharePoint, die zur tatsächlichen Arbeitsweise passen, und klare Regeln für Microsoft Teams und Planner. Ohne solche Regeln entstehen schnell viele Teams, die niemand mehr überblickt.
Migration ohne Datenverlust
Bestehende Daten, häufig aus Systemen wie Dropbox, ziehen nach SharePoint um. Parallel dazu werden die E-Mail-Server zusammengeführt. Alte und neue Ablage laufen eine Zeit lang nebeneinander, bis alles geprüft ist.
Schulung gehört zum Rollout
Werden Nutzerinnen und Nutzer allein gelassen, fallen sie beim ersten Frust in alte Gewohnheiten zurück. Schulungen der Kernnutzer gehören deshalb von Anfang an zum Projekt, die Geschäftsführung eingeschlossen. Dazu kommen Schulungsunterlagen, transparente Ankündigungen und klare Termine, ab wann was gilt.
Ergebnisse aus einem Verbandsprojekt
Bei einem Verband, den wir seit Jahren begleiten, liefen vorher mehrere Werkzeuge parallel, ohne einheitliche Struktur. Wie dort die Plattform ausgewählt wurde, beschreibt der Artikel zum Fractional CTO.
Nach dem Umzug aller Daten von Dropbox nach SharePoint und dem Zusammenführen der E-Mail-Server sanken die aktiven Lizenzkosten um über 80 Prozent. Geschäftsstelle und Vorstand arbeiten seitdem über Teams zusammen, auch wenn sie nicht am selben Ort sind.
Betreuung danach
Zugriffsrechte und Teams-Struktur ändern sich mit dem Unternehmen: neue Mitarbeitende, neue Projekte, neue Partner mit Gastzugang. Den Verband betreuen wir bis heute über einen festen Servicevertrag, mit demselben Ansprechpartner, der die ursprünglichen Entscheidungen kannte.
