Wer & Was
Die Rechnungsautomatisierung mit Azure Functions ist für den Standard Motor Interface e.V. (SMI e.V.) ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu einer vollständig digitalen Vereinsverwaltung. Der internationale Verein der Gebäudeautomation vereint rund 30 nationale und internationale Mitgliedsunternehmen unterschiedlicher Größe.
Vertical Meters begleitet den SMI e.V. bereits seit mehreren Jahren bei der digitalen Transformation und hat mehrere zentrale IT- und Kollaborationsprozesse in die Cloud überführt. Dazu zählen die Einführung von Microsoft 365, der Umzug in die Cloud, die Nutzung von SharePoint und Microsoft Teams sowie die Entwicklung mehrerer PowerApps zur Digitalisierung von Kernprozessen wie Selbstzertifizierung, Produktregistrierung und Onboarding neuer Mitglieder. Auf dieser Basis war der nächste logische Schritt, auch die Rechnungsstellung weitgehend zu automatisieren und damit sowohl Fehlerquellen als auch Routineaufwand zu reduzieren.
Vertical Meters begleitet den SMI e.V. bereits seit mehreren Jahren bei der digitalen Transformation und hat mehrere zentrale IT- und Kollaborationsprozesse in die Cloud überführt. Dazu zählen die Einführung von Microsoft 365, der Umzug in die Cloud, die Nutzung von SharePoint und Microsoft Teams sowie die Entwicklung mehrerer PowerApps zur Digitalisierung von Kernprozessen wie Selbstzertifizierung, Produktregistrierung und Onboarding neuer Mitglieder. Auf dieser Basis war der nächste logische Schritt, auch die Rechnungsstellung weitgehend zu automatisieren und damit sowohl Fehlerquellen als auch Routineaufwand zu reduzieren.
Herausforderung des Kunden
Der Verein finanziert sich über jährliche Mitgliedsbeiträge und Zertifizierungsgebühren von Produkten. Für den Verein bedeutete dies bislang einen hohen manuellen Aufwand. Die Geschäftsstelle des SMI e.V. erstellt jährlich Mitgliedsrechnungen, die sich nach der jeweiligen Mitgliedskategorie richten, und monatliche Rechnungen für Produktzertifizierungen und Registrierungen. Mit wachsender Anzahl an Mitgliedsunternehmen und registrierten Produkten stieg der Zeitaufwand für die manuelle Erstellung, Prüfung und Versendung dieser Rechnungen. Gleichzeitig mussten unterschiedliche Besteuerungstypen für Mitglieder aus dem Inland, dem EU-Ausland und dem Drittland berücksichtigt werden, was die Komplexität weiter erhöhte.
Ziel des Projekts war es deshalb, einen weiteren Kernprozess im Mitgliedermanagement zu verschlanken, Schnittstellenbrüche zu vermeiden und die Geschäftsstelle spürbar zu entlasten. Die automatisierte Rechnungsstellung sollte dabei sowohl die jährlichen Mitgliedsbeiträge als auch die laufenden Zertifizierungsrechnungen abdecken und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügen.
Ziel des Projekts war es deshalb, einen weiteren Kernprozess im Mitgliedermanagement zu verschlanken, Schnittstellenbrüche zu vermeiden und die Geschäftsstelle spürbar zu entlasten. Die automatisierte Rechnungsstellung sollte dabei sowohl die jährlichen Mitgliedsbeiträge als auch die laufenden Zertifizierungsrechnungen abdecken und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügen.
Wie funktioniert Rechnungsautomatisierung mit Azure Functions und Lexware Office
Der Kern der Lösung ist eine Azure Functions Lösung, die in jährlichen und monatlichen Intervallen die eine interne Datenbank mit registrierten Produkten des SMI Vereins abfragt. In weiteren Datenbanken sind außerdem die Mitgliedsunternehmen, ihre Mitgliedskategorien sowie weitere Stammdaten und Besteuerungsarten hinterlegt, die für die Rechnungsstellung notwendig sind.
M365 SharePoint
Die Azure Function prüft, welche Mitgliedskategorie welchem Unternehmen zugeordnet ist und wie viele Produkte beim jeweiligen Mitglied aktuell registriert sind. Die Abfragen erfolgen intervallgesteuert, sodass die jährlichen Mitgliedsrechnungen und die monatlichen Rechnungen vorbereitet werden. Damit bildet die Datenbank die zentrale Grundlage der Rechnungsautomatisierung.
Azure Functions
Für die Rechnungsstellung und E-Rechnungskonformität wird Lexware Office und seine Public API genutzt. Azure Functions übermittelt die Informationen über die API und die Rechnungen werden automatisiert erstellt. Auf Freigabe werden die Rechnungen an die Mitgliedsunternehmen versendet. Hierbei könnten auch vergleichbare Tools zum Einsatz kommen.
Lexware Office, Public API
0
Zeitersparnis der Geschäftsstelle
0
E-Rechnungsfähig
Übertragbarkeit der Lösung auf andere Buchhaltungssysteme
Auch wenn im Projekt Lexoffice als Buchhaltungssoftware im Einsatz ist, wurde die Architektur bewusst so gestaltet, dass sie auf andere Systeme mit Public API übertragbar ist. Entscheidend ist, dass die eingesetzte Lösung über eine geeignete Schnittstelle zur automatisierten Anlage und Aktualisierung von Rechnungen verfügt. Dann lässt sich das Zusammenspiel aus Azure Functions, interner Datenbank und externer Buchhaltungslösung implementieren. Für Vereine oder mittelständische Unternehmen bedeutet dies, dass sie nicht zwingend Lexoware Office einsetzen müssen, um von einer vergleichbaren Automatisierung zu profitieren. Vertical Meters kann die Grundidee der automatisierten Rechnungsstellung mit Azure Functions an bestehende Systemlandschaften anpassen und so individuelle, aber dennoch wartbare Integrationen realisieren.
