Digitale Prozesse Digitale Transformation Microsoft365 PowerApp

Digitale Transformation
für Vereine:
Effizienter Zertifizierungsprozess mit Power Apps und M365

Die Zielsetzung

Entwicklung einer Power App zur Ablösung und Standardisierung des manuellen Produktzertifizierungs- und Registrierungsprozesses für Standard Motor Interface e.V., um Effizienz, Sicherheit und Compliance sicherzustellen.

Die Herausforderungen die es zu meistern galt:

  1. Die heterogene Lizenzlandschaft der Mitgliedsunternehmen.
  2. Ein Gleichgewicht zwischen hohen Compliance-Anforderungen und einfacher Bedienbarkeit.
  3. Das Change Management, um langjährige manuelle Prozesse erfolgreich in digitale Workflows zu überführen.

Eingesetzte Technologien

Die PowerApp Lösung

01 Vorbereitung

Mitglieder greifen über das von Vertical Meters eingerichtete Intranet-Hub auf die relevanten Zertifizierungsdokumente zu und laden die passenden, standardisierten Testprotokolle und Makros herunter. Nach Ausfüllen und Unterschrift werden die Dokumente über die Power App hochgeladen – nur für berechtigte Nutzer, entsprechend der von uns eingerichteten Sicherheitsgruppe.

02 AppFlows

Die App ermöglicht die Auswahl zwischen Zertifizierung und Registrierung, prüft die Einhaltung der Vereinsvorgaben (z. B. Zertifizierung vor Registrierung) und führt durch alle erforderlichen Schritte mit einfachen, standardisierten Formularfeldern. Unsere Power Automate Flows sorgen für eine sichere, standardisierte Ablage der Dokumente in einer gesicherten Bibliothek und automatisiert die Benachrichtigung und Ordnererstellung nach Zertifikats IDs.

03 Genehmigung

Die Geschäftsstelle prüft alle eingereichten Unterlagen im eigens errichteten Admin-Bereich der App. Nach Freigabe werden Zertifikate und Datenblätter automatisch mit Power Automate generiert und an die Mitglieder verschickt.

04 Zugriffskontrolle

Durch die rollenbasierte Zugriffskontrolle und die Integration in die bestehende M365-Umgebung werden die unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen der Mitgliedsunternehmen berücksichtigt und Compliance sichergestellt. Eine intelligente Automatisierung nutzt den M365 Connector zur Erkennung des Unternehmens und füllt automatisch alle Adress- und Kontaktfelder aus.

Über den SMI Verein.

Unser mehrjähriger Kunde, Standard Motor Interface e.V. (SMI) ist ein eingetragener Verein nach deutschem Recht, der die Entwicklung und Verbreitung einer einheitlichen bidirektionalen Schnittstelle für elektrische Antriebe in Rollladen- und Sonnenschutzanlagen fördert. Der Verein vereint zahlreiche Mitgliedsunternehmen – von internationalen Großkonzernen bis hin zu spezialisierten Mittelständlern und innovativen Nischenanbietern. Diese Vielfalt macht SMI zu einer starken Branchenplattform, bringt aber auch Herausforderungen mit sich: Jedes Unternehmen bringt eigene IT-Infrastrukturen und Sicherheitsvorgaben mit, die bei der Digitalisierung von Prozessen berücksichtigt werden müssen.

Kundenstimmen.

Die Rückmeldungen der SMI-Mitglieder und der Geschäftsstelle bestätigen: Die neue Lösung vereinfacht nicht nur die Abläufe, sondern schafft auch Vertrauen – insbesondere durch die konsequente Berücksichtigung individueller Sicherheitsanforderungen und die sichere, nachvollziehbare Dokumentation aller Vorgänge. Die digitale Plattform wird als großer Schritt in Richtung Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit wahrgenommen.

Fazit & Mehrwert

Durch die Kombination von Power Apps, intelligentem Prozessdesign und tiefem Verständnis für Verbandsstrukturen haben wir eine Lösung geschaffen, die:

  1. Jährlich über 100 Personenstunden auf Seiten des Vereins und der Mitgliedsunternehmen einspart
  2. Die Fehlerquote bei Zertifizierungen um mindestens 66% reduziert
  3. Eine 100%-ige Compliance-Abdeckung gewährleistet

Mit diesem Projekt beweisen wir erneut: Echte digitale Transformation entsteht nicht durch Technologie allein, sondern durch das präzise Verständnis organisationaler DNA.

Zögern Sie nicht, den nächsten Schritt zu gehen. Kontaktieren Sie uns noch heute.

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