Die Zielsetzung
Entwicklung einer Zertifizierungsapp zur Selbstzertifizierung mit Power Apps. Ziel war es den manuellen Produktzertifizierungs- und Registrierungsprozesses für den Standard Motor Interface e.V. abzulösen. Es sollte Effizienz, Sicherheit und Compliance sichergestellt werden.
Die Herausforderungen die es zu meistern galt:
- Die heterogene Lizenzlandschaft der Mitgliedsunternehmen.
- Ein Gleichgewicht zwischen hohen Compliance-Anforderungen und einfacher Bedienbarkeit.
- Das Change Management, um langjährige manuelle Prozesse erfolgreich in digitale Workflows zu überführen.
Die PowerApp Lösung
01 Vorbereitung
Mitglieder greifen über das von Vertical Meters eingerichtete Intranet-Hub auf die relevanten Zertifizierungsdokumente zu und laden die passenden, standardisierten Testprotokolle und Makros herunter. Nach Ausfüllen und Unterschrift werden die Dokumente über die Power App hochgeladen – nur für berechtigte Nutzer, entsprechend der von uns eingerichteten Sicherheitsgruppe.
02 AppFlows
Die App ermöglicht die Auswahl zwischen Zertifizierung und Registrierung, prüft die Einhaltung der Vereinsvorgaben (z. B. Zertifizierung vor Registrierung) und führt durch alle erforderlichen Schritte mit einfachen, standardisierten Formularfeldern. Unsere Power Automate Flows sorgen für eine sichere, standardisierte Ablage der Dokumente in einer gesicherten Bibliothek und automatisiert die Benachrichtigung und Ordnererstellung nach Zertifikats IDs.
03 Genehmigung
Die Geschäftsstelle prüft alle eingereichten Unterlagen im eigens errichteten Admin-Bereich der App. Nach Freigabe werden Zertifikate und Datenblätter automatisch mit Power Automate generiert und an die Mitglieder verschickt.
04 Zugriffskontrolle
Durch die rollenbasierte Zugriffskontrolle und die Integration in die bestehende M365-Umgebung werden die unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen der Mitgliedsunternehmen berücksichtigt und Compliance sichergestellt. Eine intelligente Automatisierung nutzt den M365 Connector zur Erkennung des Unternehmens und füllt automatisch alle Adress- und Kontaktfelder aus.
Über den SMI Verein.
Unser mehrjähriger Kunde, Standard Motor Interface e.V. (SMI) ist ein eingetragener Verein nach deutschem Recht, der die Entwicklung und Verbreitung einer einheitlichen bidirektionalen Schnittstelle für elektrische Antriebe in Rollladen- und Sonnenschutzanlagen fördert. Der Verein vereint zahlreiche Mitgliedsunternehmen – von internationalen Großkonzernen bis hin zu spezialisierten Mittelständlern und innovativen Nischenanbietern. Diese Vielfalt macht SMI zu einer starken Branchenplattform, bringt aber auch Herausforderungen mit sich: Jedes Unternehmen bringt eigene IT-Infrastrukturen und Sicherheitsvorgaben mit, die bei der Digitalisierung von Prozessen berücksichtigt werden müssen.
Fazit & Mehrwert
Durch die Kombination von Power Apps, intelligentem Prozessdesign und tiefem Verständnis für Verbandsstrukturen haben wir eine Lösung geschaffen, die:
- Jährlich über 100 Personenstunden auf Seiten des Vereins und der Mitgliedsunternehmen einspart
- Die Fehlerquote bei Zertifizierungen um mindestens 66% reduziert
- Eine 100%-ige Compliance-Abdeckung gewährleistet
Mit diesem Projekt beweisen wir erneut: Echte digitale Transformation entsteht nicht durch Technologie allein, sondern durch das präzise Verständnis organisationaler DNA.
