Digitale Prozesse Digitale Transformation Microsoft365 PowerApp
Digitales Mitgliedermanagementsystem für den Standard Motor Interface e.V.
Zielsetzung
Das Projekt zielte darauf ab, zwei Power Apps zu entwickeln:
- Beide Lösungen nahtlos in das SharePoint-basierte Intranet des Vereins zu integrieren.
- Ein digitales Mitgliederverzeichnis mit Gastzugängen zu schaffen, das Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen übersichtlich abbildet – ohne klassische M365-Lizenzen zu benötigen.
- Einen automatisierten Workflow für Change Requests sowie On-/Offboarding-Anträge zu etablieren, um manuelle E-Mail-Prozesse an die Geschäftsstelle abzulösen.
Einleitung: Digitalisierung statt Selbstzweck
Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind nahezu grenzenlos – doch nicht jede technische Lösung ist automatisch wirtschaftlich sinnvoll. Gerade für einen Verein wie den Standard Motor Interface e.V., der sich ausschließlich aus Mitgliedsbeiträgen und Produktzertifizierungsgebühren finanziert, steht die Frage im Mittelpunkt: Lohnt sich die Investition in digitale Prozesse wirklich?
Im Unterschied zu großen Konzernen, wo Skaleneffekte und Automatisierungspotenziale schnell zu messbaren Einsparungen führen, muss ein Verein besonders sorgfältig abwägen:
- Wie häufig tritt der jeweilige Anwendungsfall auf?
- Wie viele Personen sind tatsächlich involviert?
- Wie viel manuellen Aufwand kann die digitale Lösung einsparen – und wie schnell amortisieren sich die Entwicklungskosten?
Unsere Erfahrung zeigt: Erst wenn der Business Case klar ist – also der Nutzen die Kosten übersteigt – entfaltet Digitalisierung ihren echten Mehrwert. Für SMI bedeutete das, gezielt die Prozesse zu digitalisieren, die regelmäßig auftreten, viele Beteiligte haben und bislang besonders zeitintensiv waren. So konnten wir gemeinsam mit dem Kunden sicherstellen, dass jeder investierte Euro spürbare Entlastung im Alltag bringt und die Ressourcen des Vereins optimal eingesetzt werden.
Die Power App Lösungen
Bedarfsermittlung und Priorisierung im Workshop
Zu Beginn des Projekts führten wir gemeinsam mit dem Vorstand und der Geschäftsstelle von SMI einen umfassenden Workshop durch. Ziel war es, die tatsächlichen Anforderungen an digitale Tools offen zu diskutieren und zu priorisieren. Dabei wurde deutlich, dass die bisherige dezentrale Organisation und die Nutzung von Dropbox nicht die gewünschte Kollaboration im Verein ermöglichten. Insbesondere in der letzten Mitgliederversammlung wurde der dringende Bedarf nach einem zentralen, einfach durchsuchbaren Mitgliederverzeichnis geäußert.
Identifikation der größten Engpässe
Die Geschäftsstelle berichtete zudem, dass die manuelle Bearbeitung und Verwaltung von E-Mails – insbesondere bei Change Requests sowie On- und Offboarding-Anträgen – zu einer zunehmenden Belastung wurde. Es bestand Einigkeit, dass hier eine digitale Lösung nicht nur Transparenz, sondern auch spürbare Entlastung schaffen würde.
Feature-Definition und User Stories
Basierend auf den Ergebnissen aus dem Workshop erarbeiteten wir gemeinsam mit dem Kunden klare Features und User Stories für die beiden Apps. Der Fokus lag darauf, die tatsächlichen Arbeitsabläufe der Geschäftsstelle und der Mitglieder abzubilden und den größten Mehrwert mit möglichst geringem Implementierungsaufwand zu erzielen.
Technische Besonderheiten in der Entwicklung
Ein zentrales technisches Thema war der Umgang mit Gastzugängen: Da alle Mitglieder des Vereins über Gastkonten im System aktiv sind, war eine direkte Auslesung über die Standard-M365-Connectoren nicht möglich. Zudem war es eine Vorgabe, auf Premium-Connectoren zu verzichten, um die Barrierefreiheit für alle Mitglieder zu gewährleisten und zusätzliche Lizenzkosten zu vermeiden. Wir entwickelten daher eine Lösung, die die relevanten Informationen aus den verfügbaren Entra-Verzeichnisspalten (wie „Department“ und „Position“) nutzbar macht und gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und Zugänglichkeit erfüllt.
Über den SMI Verein.
Der Standard Motor Interface e.V. (SMI) ist ein Vorreiter für die Standardisierung bidirektionaler Schnittstellen in elektrischen Antrieben für Rollladen- und Sonnenschutzsysteme. Als eingetragener Verein vereint er eine einzigartige Mischung aus internationalen Konzernen, mittelständischen Hidden Champions und innovativen Startups. Diese Vielfalt macht SMI zur zentralen Branchenplattform, erfordert aber auch maximale Flexibilität bei der Digitalisierung – denn jedes Mitgliedsunternehmen arbeitet mit eigenen IT-Sicherheitsstandards und Infrastrukturen.
Warum Vertical Meters?
Unser Team lebt die Verbindung von Technologie und Branchenverständnis: Genau wie SMI setzen wir auf Standardisierung durch Flexibilität. Mit unserer Erfahrung meistern wir auch komplexe Anforderungsmixen – immer mit dem Fokus auf Nutzerakzeptanz und Langfristigkeit.