Wer & Was
Für den SMI Standard Motor Interface e.V. haben wir ein durchgängig digitales Mitglieder Onboarding für neue Unternehmen im Verein umgesetzt – von der strukturierten Datenerfassung auf der Website bis zur weiteren Zusammenarbeit im Microsoft-365-gestützten Vereinsintranet.
Wir betreuen den SMI e.V. seit mehreren Jahren bei der digitalen Transformation und haben bereits mehrere zentrale IT- und Kollaborationsprozesse in die Cloud überführt. Dazu zählen unteranderem die Einführung von Microsoft 365, die Nutzung von SharePoint und Microsoft Teams sowie die Entwicklung mehrerer PowerApps zur Digitalisierung von Kernprozessen wie Selbstzertifizierung, Produktregistrierung und eine Rechnungsautomatisierung.
Wir betreuen den SMI e.V. seit mehreren Jahren bei der digitalen Transformation und haben bereits mehrere zentrale IT- und Kollaborationsprozesse in die Cloud überführt. Dazu zählen unteranderem die Einführung von Microsoft 365, die Nutzung von SharePoint und Microsoft Teams sowie die Entwicklung mehrerer PowerApps zur Digitalisierung von Kernprozessen wie Selbstzertifizierung, Produktregistrierung und eine Rechnungsautomatisierung.
Digitales Mitglieder Onboarding: Zielsetzung
Ausgangslage: Papier, Rückfragen, Medienbrüche
Vor Projektstart lagen Teile der Anmelde- und Onboarding-Informationen papierbasiert vor. Das führte zu Medienbrüchen, uneinheitlichen Angaben und zusätzlichem Klärungsaufwand in der Geschäftsstelle.
Vor Projektstart lagen Teile der Anmelde- und Onboarding-Informationen papierbasiert vor. Das führte zu Medienbrüchen, uneinheitlichen Angaben und zusätzlichem Klärungsaufwand in der Geschäftsstelle.
Unsere Umsetzung
Für die Website des Vereins wurde ein umfangreiches Mitgliederanmeldeformular aufgebaut. Dieses fragt alle relevanten Daten ab, die für die Anmeldung eines neuen Mitgliedsunternehmens benötigt werden. Nach dem Absenden erhält die Geschäftsstelle die Angaben zur weiteren Bearbeitung und kann den nächsten Prozessschritt anstoßen.
WordPress, Gravity Forms
Nach erfolgreicher Anmeldung erhält der zuständige Ansprechpartner des Mitgliedsunternehmens einen Microsoft-365-Zugang ins Vereinsintranet. Die Account-Erstellung erfolgt in Microsoft 365 Entra durch die Geschäftsstelle.
Microsoft 365, Entra, SharePoint
Im Intranet hat Vertical Meters eine Onboarding-Power-App umgesetzt, mit der, der Ansprechpartner:
1. Weitere Kollegen aus dem eigenen Unternehmen in den Verein einladen kann,
2. die Mitgliedschaft in internen Arbeitsgruppen beantragen kann,
und 3. Logodateien des Unternehmens bereitstellen kann.
1. Weitere Kollegen aus dem eigenen Unternehmen in den Verein einladen kann,
2. die Mitgliedschaft in internen Arbeitsgruppen beantragen kann,
und 3. Logodateien des Unternehmens bereitstellen kann.
Microsoft 365, PowerApps
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Reduktion papierbasierter Prozesse
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Zeitersparnis Geschäftsstelle
Ergebnis: Standardisiert, schneller, weniger Aufwand
Mit der kombinierten Lösung aus Website-Formular und Intranet-Onboarding sind die entscheidenden Schritte im Mitgliederprozess strukturiert abgebildet:
Weniger Papier und weniger Medienbrüche (2 von 4 papierbasierten Dokumenten entfallen)
Einheitliche, direkt verwertbare Mitgliedsdaten durch standardisierte Erfassung
Reduzierte Bearbeitungszeit in der Geschäftsstelle
Klarer Self-Service für Ansprechpartner im Intranet (Kollegen hinzufügen, Arbeitsgruppen beantragen, Logos bereitstellen)
Weniger Papier und weniger Medienbrüche (2 von 4 papierbasierten Dokumenten entfallen)
Einheitliche, direkt verwertbare Mitgliedsdaten durch standardisierte Erfassung
Reduzierte Bearbeitungszeit in der Geschäftsstelle
Klarer Self-Service für Ansprechpartner im Intranet (Kollegen hinzufügen, Arbeitsgruppen beantragen, Logos bereitstellen)
