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ERP-Einführung im Mittelstand
Der Schritt vom Warenwirtschaftssystem zum ERP System – ein Meilenstein für den Mittelstand
In dieser Serie beleuchten wir die Relevanz und Hintergründe einer ERP Einführung für KMUs. Wir greifen dabei auf ein aktuelles Praxisbeispiel unserer Mittelstandskunden zurück, für den wir zuletzt in einer umfangreichen Projektserie ein Cloud-basiertes ERP System einführen durften.
In diesem ersten Artikel der Serie soll es um die Relevanz der Entscheidung für ein ERP System gehen, welche ein gewaltiger Skalierungsschritt für viele KMUs ist und deshalb wohlüberlegt und mit erfahrenen Partnern durchgeführt werden sollte. Doch keinesfalls ist eine ERP Einführung ein Projekt, dass es aufzuschieben gilt. Aus Erfahrungsberichten unserer Kunden und Umfeldanalysen wissen wir, wie wichtig es ist, die sich ständig wandelnden regulatorischen, marktseitigen und wirtschaftlichen Kräfte, die auf ein Unternehmen wirken, frühzeitig zu erkennen und mit dem notwenigen digitalen System-Rückgrat zu beantworten.
Der Kunde: Hidden Champion in der Gebäudeautomation
Unser Kunde verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen Sonnenschutz, Gebäudeautomation (KNX, LON, BACnet, SMI) sowie Hard- und Softwareentwicklung. Weltweite Großprojekte aus dem öffentlichen und privaten Sektor säumen das Referenzportfolio des Steuerungsherstellers. Das Unternehmen legt großen Wert auf Energieeffizienz und Nutzerkomfort bei seinen Lösungen. Schon früh führte die Geschäftsführung ein digitales Warenwirtschaftssystem (WWS) ein, welches Überblick und Kontrolle über die wichtigsten unternehmerischen Prozesse und Materialfluss gab. Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchsen auch die Anforderungen an das WWS und immer mehr Anpassungen über das Leistungsvermögen der Software hinaus wurden vorgenommen. Wie bei vielen mittelständischen Unternehmen wurden pragmatische, schnelle Lösungen gefunden, um das Alltagsgeschäft zu erhalten. Doch nun steht der Skalierungsfähige Schritt in die Cloud an.
Warenwirtschaftssystem vs. ERP
Die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System (Enterprise Resource Planning) werden oft synonym verwendet, beschreiben jedoch unterschiedliche Ansätze und Funktionsumfänge bei der digitalen Abbildung und Steuerung betrieblicher Prozesse.
Warenwirtschaftssystem (WaWi):
Der Schwerpunkt liegt auf der Planung, Steuerung und Kontrolle von Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Typische Funktionen sind:
- Bestandsmanagement und Lagerverwaltung
- Bedarfsermittlung und Beschaffung
- Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung
- Vertrieb und Logistik
ERP-System:
Ein ERP-System integriert nicht nur die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems, sondern deckt darüber hinaus alle zentralen Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab – von der Ressourcenplanung bis zur Steuerung verschiedenster Unternehmensbereiche. Zusätzliche Module und Funktionen sind unter anderem:
- Finanz- und Rechnungswesen
- Controlling
- Personal- und Ressourcenplanung
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
- Produktionsplanung und -steuerung
- Integration von Vertrieb, Marketing und Dokumentenmanagement
Ein ERP-System bietet somit einen ganzheitlichen und bereichsübergreifenden Ansatz, um sämtliche Unternehmensressourcen digital zu steuern und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein ERP-System eine umfassendere Lösung darstellt, die alle Unternehmensbereiche integriert, während ein Warenwirtschaftssystem sich auf die Verwaltung von Warenströmen konzentriert.
Schritt 1: Anforderungs-analyse
Für unseren Kunden sind wir mit unseren etablierten Methoden zur Anforderungsermittlung auf Technologieebene gestartet und konnten so die Kernanforderungen an das ERP System ermitteln und die Frage Cloud vs. On-Premise beantworten.
Unsere Erfolgsfaktoren
- Einbindungen verschiedener Endnutzer Stimmen aus dem Unternehmen, insbesondere technischer und wirtschaftlicher Natur
- Klare Schilderung der Highlights und Lowlights
- Frühe Bedenken ernst nehmen und abfangen schafft Wertschätzung
- Vision des Unternehmens verstehen
- Pilot Team bilden und den Geschäftsführer in seiner Vision begleiten
- Etablierte Geschäftsprozesse beobachten & verstehen
Unser Outcome
- Die Abbildung der Kerngeschäftsprozesse End-to-End von der Akquisition bis zum Versand in einem Schnittstellenbruchfreien System
- Höchste Transparenz über Prozesse, Daten- und Produktflüsse
- Erweiterungs- & detailgenaue benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten
- Daten Schnittstellenbruchfrei aus einem Katalog und unter Anwendung von Datenschutzrichtlinien verfügbar machen
- Fokus auf die Wirtschaftlichkeit des Tuns und Skalierbarkeit by Design
- Hohe Sicherheitsstandards in spezialisierten Rechenzentren
- Kurze Einführungs- und Migrationszeiten
- Nahtlose Integration mit anderen Anwendungen – Hybridsystem gerecht
- Cloud System Vorschlag mit Microsoft Business Central
Unsere Erfolgsfaktoren
- Einbindungen verschiedener Endnutzer Stimmen aus dem Unternehmen, insbesondere technischer und wirtschaftlicher Natur
- Klare Schilderung der Highlights und Lowlights
- Frühe Bedenken ernst nehmen und abfangen schafft Wertschätzung
- Vision des Unternehmens verstehen
- Pilot Team bilden und den Geschäftsführer in seiner Vision begleiten
- Etablierte Geschäftsprozesse beobachten & verstehen
Unser Outcome
- Die Abbildung der Kerngeschäftsprozesse End-to-End von der Akquisition bis zum Versand in einem Schnittstellenbruchfreien System
- Höchste Transparenz über Prozesse, Daten- und Produktflüsse
- Erweiterungs- & detailgenaue benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten
- Daten Schnittstellenbruchfrei aus einem Katalog und unter Anwendung von Datenschutzrichtlinien verfügbar machen
- Fokus auf die Wirtschaftlichkeit des Tuns und Skalierbarkeit by Design
- Hohe Sicherheitsstandards in spezialisierten Rechenzentren
- Kurze Einführungs- und Migrationszeiten
- Nahtlose Integration mit anderen Anwendungen – Hybridsystem gerecht
- Cloud System Vorschlag mit Microsoft Business Central
Schritt 2: Journey Mapping
Gemeinsam mit unserem Kunden setzen wir End-to-End Kerngeschäftsprozesse Schnittstellenbruchfrei mit Hilfe von User Journey Mappings um und schaffen im ersten Schritt fragmentierte Geschäftslösungen ab. Das stiftet betriebswirtschaftlichen Nutzen.
Ihr Weg zu einem zukunfts-fähigen Unternehmen
Die Einführung eines ERP-Systems ist zweifellos ein bedeutender Schritt für jedes KMU. Wie das Beispiel dieses Hidden Champion zeigt, kann dieser Prozess jedoch mit der richtigen Unterstützung zu einem echten Katalysator für Ihr Unternehmenswachstum werden.